Virtual office adalah suatu bisnis pada jaman sekarang yang sangat penting. Karena dengan adanya virtual office, maka dapat memberikan banyak profit untuk para pembisnis saat ini. Virtual office merupakan kantor yang dibuat secara tidak benar-benar nyata tetapi merupakan sebuah kantor secara maya . Artinya virtual office adalah jasa yang menyediakan sebuah layanan seperti kantor tetapi secara non fisik. Dengan menyewa jasa virtual office ini, ada yang bisa Anda dapatkan yaitu berupa layanan dan fasilitas dari jasa tersebut yang dapat Anda manfaatkan untuk memperlihatkan kantor Anda.
Untuk tahu lebih lanjut tentang Virtual Office, yuk simak pembahasannya yang lebih dalam lagi. Virtual office mempunyai banyak manfaat, salah satunya adalah membantu mengurangi biaya operasional pada kantor Anda hingga 90% dibandingkan dengan kantor lain yang berjalan secara konvensional.
Layanan yang disediakan oleh virtual office adalah sebagai berikut:
A. Layanan Komunikasi Kantor Virtual
Layanan komunikasi adalah salah satu layanan yang akan Anda dapatkan di virtual office. Berikut ini layanan komunikasi yang umumnya tersedia di beberapa virtual office:
1. Layanan resepsionis Interconnection
Layanan resepsionis yang tersedia di virtual office adalah untuk menjembatani antara software dengan telepon anda. Resepsionis disini akan membantu dalam menjawab pertanyaan klien ataupun konsumen secara otomatis. Resepsionis ini bertanggungjawab untuk memegang kendali komunikasi dari klien ke perusahaan.
2.Virtual Asisten
Bentuk layanan komunikasi yang selanjutnya adalah asisten. Asisten disini seperti sekretaris perusahaan pada umumnya, yang akan menangani segala jenis program perusahaan, serta membantu melayani para klien yang akan menggunakan jasa atau produk perusahaan yang menyewa.
3. Layanan Call Center
Call center ini adalah layanan yang berfungsi untuk menghubungkan antara klien dengan perusahaan yang bersangkutan, Call center juga membantu memudahkan Anda untuk melayani klien atau konsumen selama 24 jam. Hal ini akan menguntungkan para penyewa virtual office karena dapat dipertanggungjawabkan.
B. Layanan Ruang Kantor Virtual
1. Ruang rapat
Ruang rapat ini disediakan oleh kantor virtual yang Anda sewa jika nanti Anda ingin menggunakan ruangan untuk rapat secara tatap muka dengan karyawan, klien, ataupun relasi Anda. Ruang rapat ini sudah dilengkapi dengan peralatan-pelatan yang pada umumnya dibutuhkan pada saat rapat. Berbagai kapasitas juga disediakan untuk ruangan ini sesuai dengan kebutuhan dan harga.
2. Ruang Meeting
Selain ruang rapat, ada pula ruang meeting yang dapat digunakan untuk pertemuan dengan klien. Adanya ruang meeting ini bertujuan untuk memperlihatkan citra perusahaan kepada para klien. Ruang meeting ini biasanya disediakan khusus sehingga dapat terlihat kualitas dari perusahaan tersebut dan dijadikan sebagai layanan utama.
3. Alamat Profesional
Alamat professional disediakan oleh layanan virtual office yang Anda sewa. Alamat ini akan membantu perusahaan Anda untuk menjadikannya lebih jelas dan berdomisili. Selain itu, telepon kantor pun juga berfungsi aktif, sehingga calon konsumen yang menelpon akan mendapatkan jawaban, lalu bisa diarahkan ke alamat kantor virtual.
4. Resepsionis virtual office
Ruang resepsionis disediakan untuk membantu menerima dan menandatangani dokumen-dokumen yang datang, lalu juga dapat mengarahkan setiap tamu yang berkunjung untuk mencari tahu tentang perusahaan Anda. Di ruangan ini juga Anda bisa mengetahui jadwal penggunaan ruangan-ruangan yang ada dikantor virtual tersebut.
C. Layanan Administrasi
Layanan administrasi pada kantor vitual yaitu meliputi segala jenis perpajakan, standar perkantoran nasional, izin berdiri dan berkas dokumen legalitas untuk memastikan bahwa perusahaan tersebut merupakan perusahaan yang sah secara hukum.
D. Layanan Kantor yang Lengkap
Layanan kantor disini yaitu disediakannya layanan fasilitas kantor yang lengkap dan dapat berfungsi dengan baik, contohnya seperti internet dengan kecepatan tinggi, alat fax, alat untuk fotokopi, printer dan juga alat yang digunakan untuk Conference call atau video call. Jadi, saat Anda akan menggunakan virtual office untuk rapat, semua perlatannya sudah tersedia dan siap untuk digunakan.
Created By Mutiara Zanky
Referensi :
https://www.officenow.co.id/virtual-office-adalah/
https://www.centerflix.com/blogs/blog/layanan-umum-yang-diberikan-oleh-kantor-virtual-jakarta
